Desy Ratnaningsih

PENGARUH ADANYA PENGAWASAN KERJA KANTOR TERHADAP EFISIENSI DAN PRODUKTIVITAS KINERJA PEGAWAI

Oleh:

Desy Ratnaningsih

155211038

PROGRAM STUDI D3 ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

BANDUNG

2017

Abstrak

Pengawasan Kantor saat ini sudah banyak digunakan oleh organisasi, maupun perusahaan. Hal ini dikarenakan manfaat yang dirasakan karena adanya pengawasan kantor. Organisasi tak tanggung-tanggung menggunakan pengawasan kerja yang modern, hal ini dilakukan untuk keberlanjutan organisasi. Penggunaan pengawasan kantor memberikan dampak positif, pegawai merasa terus diawasi oleh atasan, ini dikarenakan adanya pengawasan kerja yang merata. Dengan begitu, pegawai akan melakukan pekerjaannya sebaik mungkin, karena adanya peraturan kerja yang harus ditaati. Pegawai akan merasa memiliki tanggungjawab yang besar terhadap organisasi atau perusahaan tersebut. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas kinerja pegawai. Pegawai menjadi sangat produktif, jujur, adil dan memiliki semangat dalam bekerja serta bijaksana dalam menentukan suatu keputusan. Meski tidak semua pegawai menyukai pengawasan tersebut, faktanya pengawasan kerja ini dapat mengefisiensikan pekerjaan pegawai. Jika ada kekeliruan didalam organisasi atau perusahaan, maka dapat dideteksi lebih cepat dan tepat sehingga penanganan terhadap kejadian dapat ditanggulangi dengan baik dan sesuai dengan bukti dari pengawasan kerja. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi kinerja pegawai di organisasi atau perusahaan tersebut.

Kata kunci: Pengawasan Kantor, Efisiensi, Produktivitas.

Kerangka Dasar Teori

Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk meyakinkan dan menjamin bahwa tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan, kebijaksanaan yang telah di gariskan dan perintah (aturan) yang di berikan. Pengawasan yang dilakukan dalam perkantoran memiliki tujuan dan manfaat bagi keberlangsungan organisasi perusahaan.

Pengertian Produktivitas Kerja menurut (Nasution, 2010:281) menyatakan bahwa didalam ilmu ekonomi, produktivitas merupakan nisbah atau rasio antara hasil kegiatan (output) dan segala pengorbanan (biaya) untuk mewujudkan hasil tersebut (input).

Pengaruh Pengawasan Terhadap Produktivitas Kerja Karyawan menurut Arouf (2009:136) produktivitas kerja memiliki dua dimensi, pertama mencapai target yang berkaitan dengan kualitas, kuantitas dan waktu. Sedangkan dimensi kedua berkaitan dengan bagaimana pekerjaan tersebut dilaksanakan. Produktivitas kerja merupakan kemampuan seseorang atau sekelompok orang untuk menghasilkan barang dan jasa dalam jangka waktu tertentu yang telah ditentukan atau sesuai dengan rencana.

Menurut Sinungan (2005:84) menyatakan bahwa efisensi kerja adalah perbandingan yang paling harmonis antara pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang diperoleh ditinjau dari segi waktu yang digunakan, dana yang dikeluarkan, serta tempat yang dipakai. Secara umum efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasil yang dicapai. Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan itu sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal kualitas maupun kuantitasnya.

Banyak cara yang dapat dilakukan dan harus ditempuh untuk meningkatkan efisiensi kerja dalam suatu perusahaan. Efisiensi dapat ditingkatkan dengan baik jika pengawasan yang di lakukan oleh perusahaan itu maksimal. Efisiensi dapat tercapai apabila hasil kerja yang dilakukan oleh karyawan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Efisiensi juga dapat dicapai melalui sistem pergerakan yang dapat merangsang para bawahan bekerja dengan ikhlas, jujur, loyal. Menurut Siagian (2003: 113), salah satu sasaran pokok manajemen dalam menjalankan kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi ialah efisiensi yang semaksimal-maksimalnya. Maka dari itu pengawasan harus dilaksanakan dengan seefektif mungkin, karena pelaksanaan fungsi pengawasan dengan baik akan memberikan sumbangan yang besar pula dalam meningkatkan efisiensi.

Pendahuluan

Pada era ini, dunia sudah terkontaminasi dengan adanya globalisasi dan tuntutan-tuntutan yang banyak dipertanyakan oleh masyarakat. Tidak satupun negara yang tidak merasakan dampak tersebut.. Seluruh negara, terutama negara-negara berkembang, menghadapi berbagai tantangan baru yang membawa konsekuensi pada perubahan atau pembaharuan yang akan mempengaruhi kehidupan manusia, baik di bidang ekonomi, politik, maupun sosial budaya. Menghadapi perkembangan dunia yang seperti itu, dan seiring dengan derasnya aspirasi reformasi di dalam negeri, maka peranan penyelenggaraan pemerintahan dan administrasi kewarganegaraan yang baik menjadi semakin penting.

Salah satu elemen yang penting dalam tata pemerintahan yang baik adalah adanya akuntabilitas publik, transparansi, tegaknya hukum, dan peraturan. Karena itu, pengawasan yang merupakan unsur penting dalam proses manajemen pemerintahan, memiliki peran yang sangat strategis untuk terwujudnya akuntabilitas publik dalam pemerintahan dan pembangunan. Melalui suatu kebijakan pengawasan yang komprehensif dan membina, maka diharapkan kemampuan administrasi kewarganegaraan yang saat ini dianggap lemah, terutama di bidang kontrol pengawasan, dapat ditingkatkan kapasitasnya dalam rangka membangun infrastruktur birokrasi yang lebih kompetitif dan lebih melayani masyarakat.

Dalam prakteknya pengawasan dalam setiap bidang pekerjaan atau kegiatan dituntut satu tata cara, metode, teknik pengawasan dengan efektif dan efisien. Upaya dalam mewujudkan hal itu, maka dapat menciptakan kondisi dan euforia kerja yang mendukung serta menciptakan pengawasan sebagai suatu proses yang wajar dalam suatu organisasi pemerintah di lingkungan pendidikan dilakukannya pengawasan secara maksimal Sumber Daya Manusia menempati posisi strategis dalam pembangunan daerah dan pembangunan Sumber Daya Manusia merupakan kunci keberhasilan bagi segenap bidang pembangunan yang diselenggarakan di daerah. Hal ini mengandung pengertian bahwa kinerja pegawai merupakan sarana penentu dalam mencapai tujuan organisasi pemerintahan. J.B. Sumarlin (2004) menyatakan bahwa dengan semakin besarnya tuntutan masyarakat terhadap penyelenggaraan pemerintahan negara yang didasarkan pada prinsip-prinsip good governance, maka kebutuhan terhadap peran pengawasan akan semakin meningkat. Pengawasan perlu dilaksanakan secara optimal, yaitu dilaksanakan secara efektif dan efisien serta bermanfaat bagi organisasi, pemerintah dan negara dalam merealisasikan program secara efektif, efisien dan ekonomis baik itu dalam lingkup besar maupun lingkup kecil sekalipun.

Pembahasan

Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis. Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian atau pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit. Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut, ada beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu:

Menurut Moekijat (1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.
Prajudi Atmosudirjo (1982:25), kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-information.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.

Dari definisi-definisi diatas ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.

Produktivitas Kerja

Pengukuran produktivitas merupakan suatu proses yang sangat penting, karena akan menjadi landasan dalam membuat kebijakan perbaikan produktivitas secara keseluruhan dalam proses manajemen. Kondisi-kondisi tersebut sangat diperlukan untuk mendukung pengukuran produktifitas kerja yang valid.

Indikator Produktivitas Kerja Menurut B. Isyandi ( 2004:165) untuk meningkatkan produktivitas yang baik maka yang menjadi indikatornya adalah sebagai berikut:

Validitas. Ukuran yang dapat menggambarkan secara tepat perubahan dari input menjadi output dalam proses produksi yang sebenarnya.
Kelengkapan. Berhubungan dengan ketelitian dengan nama seluruh output yang didapat dari input yang dipergunakan dapat di ukur dan termasuk di dalam rasio-rasio produksi tersebut.
Dapat di bandingkan. Produktivitas adalah ukuran relatif, karenahasil pengukurannya harus dapat di bandingkan dari periode keperiode berikutnya, sehingga dapat di ketahui penggunaan sumber daya yang lebih efisien atau tidak dalam mencapai hasil.
Inklusif. Bahwa pengukuran produktivitas itu harus dilakukan pada kegiatan produksi dan juga pada kegiatan non-produksi didalam organisasi misalnya pada pembelian bahan, pengendalian produksidan keuangan.
Cepat dan tepat waktu. Yaitu untuk memastikan bahwa ada data yan hasilnya cukup cepat dan tepat sehingga pimpinan org anisasi dapat segera mengambil tindakan bila ada persoalan yang timbul. Hasil pengukuran produktivitas harus dikomunikasikan pada tiap pimpinan bawahan yang bertanggun jawab pada bidang nya
Keefektifitan biaya. Bahwa pengukuran produktivitas harus dilakukan dengan memperlihatkan biaya-biaya yang terkait, baik biaya langsung maupun biaya tidak langsung.

Pengukuran harus pula dilakukan sedemikian rupa sehingga tidak mengganggu usaha-usaha produktif yang sedang berjalan di dalam organisasi.

Menurut TjutjuYuniarsih (2009:159) faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas terbagi dua diataranya: Faktor internal dan faktor eksternal.

Faktor Internal adalah: Komitmen kuat terhadap visi dan misi institusional, struktur dan desain pekerjaan motivasi, disiplin, dan etos kerja yang mendukung ketercapaian target, dukungan sumberdaya yang bisa digunakan untuk menunjang kelancaran pelaksaan tugas, kebijakan perusahaan yang bisa merancang kreatifitas dan inovasi, perlakuan yang menyenangkan yang diberikan pemimpin, lingkungan kerja yang ergonomis, dan kesesuaian tugas yang diberikan.
Faktor Eksternal adalah peraturan perundangan, kebijakan pemerintah,dan situasi politi, kemitraan (networking) yang dikembangkan, kultur dan mindset lingkungan disekitar organisasi dukungan masyarakat dan stakeholders secara kelompok.

Pengawasan Kantor

Berbagai fungsi manajemen dilaksanakan oleh para pimpinan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Fungsi-fungsi yang ada didalam manajemen diantaranya adalah fungsi perencanaan (Planning), fungsi pengorganisasian (Organizing), fungsi pelaksanaan (Actuating) dan fungsi pengawasan (Controlling) menurut Griffin (2004:44). Keempat fungsi manajemen tersebut harus dilaksanakan oleh seorang manajer secara berkesinambungan, sehingga dapat merealisasikan tujuan organisasi. Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

Pengertian Pengawasan Menurut Ali Imron (2013:139) pengawasan adalah suatu aktivitas yang selalu mengupayakan agar kegiatan-kegiatan yang dilakukan dapat tercapai sebagaimana yang direncanakan. Indikator Pengawasan Menurut Siagian (2005:130) untuk mendapatkan pengawasan yang efektif ada beberapa indikator yang harus di perhatikan antara lain adalah sebagai berikut:

Merefleksikan sifat dari berbagai kegiatan yang di selenggarakan Bahwa tehnik pengawasan harus sesuai dengan penemuan informasi tentang siapa yang melakukan pengawasan dan kegiatan apa yang menjadi sasaran pengawasan tersebut.
Memberikan petunjuk tentang kemungkinan adanya deviasi dari rencana. Mampu mendeteksi deviasi atau penyimpangan yang mungkin terjadi sebelum penyimpangan itu menjadi kenyataan.
Objektivitas dalam melakukan pengawasan. Standar harus jelas terlihat bukan saja dalam prosedur mekanisme kerja, tetapi juga dalam rangkaian kriteria yang menggambarkan persyaratan kuantitatif dan kualitatif dan sedapat mungkin di nyatakan secara tertulis.
Keluwesan pengawasan. Setiap organisasi diharapkan mempunyai contogecy plan yang digunakan sebagai pengganti rencana utama yang telah di tetapkan apabila situasi menghendaknya.
Efisiensi pelaksanaan pengawasan. Pengawasan dilakukan supaya keseluruhan organisasi bekerja dengan tingkat efisiensi yang lebih tinggi dari para pemilik modal, dan dari pihak-pihak yang berkepentingan berapapun biaya nya harus di pikul.
Pemahaman sistem pengawasan oleh semua pihak yang bersangkutan. Dengan mengatasnamakan kecanggihan sistem pengawasan ini banyak digunakan dan dikembangkan berbagai tehnik untuk membantu para manajer melakukan pengawasan secara efektif.
Mencari yang tidak beres. Peningkatan efisien dan efektifitas kerja dan menyoroti sistem kerja pada organisasi.
Bersifat membimbing. Jika telah di temukan apa yang tidak beres dan siapa yang salah serta telah di ketahui faktor-faktor penyebabnya, seorang menejer harus berani mengambil tindakan yang tepat sehingga kesalahan yang dibuat oleh bawahan tidak terulang kembali.

Menurut Schermerhorn dalam Ernie dan Saefullah (2005:317) mendefinisikan pengawasan merupakan sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dalam pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan ukuran yang telah ditetapkan tersebut. Sedangkan menurut Mathis dan Jackson (2006:303), menyatakan bahwa pengawasan merupakan sebagai proses pemantauan kinerja karyawan berdasarkan standar untuk mengukur kinerja, memastikan kualitas atas penilaian kinerja dan pengambilan informasi yang dapat dijadikan umpan balik pencapaian hasil yang dikomunikasikan ke para karyawan.

Definisi ini tidak hanya terpaku pada apa yang direncanakan, tetapi mencakup dan melingkupi tujuan organisasi. Hal tersebut akan mempengaruhi sikap, cara, sistem, dan ruang lingkup pengawasan yang akan dilakukan oleh seorang manajer. Pengawasan sangat penting dilakukan oleh perusahaan dalam kegiatan operasionalnya untuk mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan–penyimpangan dengan melakukan tindakan koreksi terhadap penyimpangan tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sebelumnya.

Menurut Harahap (2001:14), Pengawasan adalah keseluruhan sistem, teknik, cara yang mungkin dapat digunakan oleh seorang atasan untuk menjamin agar segala aktivitas yang dilakukan oleh dan dalam organisasi benar-benar menerapkan prinsip efisiensi dan mengarah pada upaya mencapai keseluruhan tujuan organisasi. Sedangkan menurut Maringan (2004: 61), pengawasan adalah proses dimana pimpinan ingin mengetahui hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan bawahan sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, kebijakan yang telah ditentukan. Selain itu menurut Dessler (2009: 2), menyatakan bahwa pengawasan (Controlling) merupakan penyusunan standar seperti kuota penjualan, standar kualitas, atau level produksi; pemeriksaan untuk mengkaji prestasi kerja aktual dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan; mengadakan tindakan korektif yang diperlukan.

Kontrol, yakni mencocokkan pelaksanaan tugas yang baru berjalan terhadap ukuran baku yang telah ditetapkan sebelumnya dalam rencana-rencana dengan maksud untuk menjamin tercapainya kemajuan yang cukup dalam pelaksanaan tugas yang memuaskan; juga pengalaman yang diperoleh dari pelaksanaan rencana-rencana itu sebagai suatu petunjuk bagi tindakan-tindakan diwaktu mendatang yang mungkin. (E.F.L. Brech, ed,. The principle and practice of Management).

Pengawasan adalah keseluruhan aktivitas mengawasi, memeriksa, mencocokkan, dan mengendalikan segenap kegiatan agar berlangsung sesuai rencana yang ditetapkan dan hasil yang dikehendaki. Berdasarkan penjelasan para ahli diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa pengawasan merupakan suatu tindakan pemantauan atau pemeriksaan kegiatan perusahaan untuk menjamin pencapaian tujuan sesuai dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya dan melakukan tindakan korektif yang diperlukan untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada sebelumnya. Pengawasan yang efektif membantu usaha dalam mengatur pekerjaan agar dapat terlaksana dengan baik. Fungsi pengawasan merupakan fungsi terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini terdiri dari tugas-tugas memonitor dan mengevaluasi aktivitas perusahaan agar target perusahaan tercapai. Dengan kata lain fungsi pengawasan menilai apakah rencana yang ditetapkan pada fungsi perencanaan telah tercapai.

Pengawasan secara umum berarti pengendalian terhadap perencanaan apakah sudah dilaksanakan sesuai tujuan atau penyimpangan dari tujuan yang diinginkan. Jika terjadi penyimpangan, pihak manajemen yang terkait dalam pengawasan harus memberikan petunjuk untuk melakukan perbaikan kerja, agar standar perencanaan tidak jauh menyimpang dari hasil yang diperoleh pada saat pelaksanaan.

Pengawasan yang efektif mempunyai beberapa ciri yang akan dijelaskan berikut ini. Secara umum pengawasan yang efektif harus situasional (memperhatikan situasi). Pengawasan yang baik harus disesuaikan dengan rencana dan struktur organisasi, kepribadian atau karakteristik individu manajer dan kebutuhan untuk efisiensi dan efektifitas. Disamping itu, pengawasan juga harus mampu memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu serta mengarah pada upaya perbaikan.

a. Disesuaikan dengan rencana dan struktur organisasi

b. Disesuaikan dengan manajer

c. Ekonomis

d. Akurat

e. Tepat waktu. (Mamduh Hanafi, 2011:392)

Sistem Pengawasan Kantor

Sistem pengawasan yang efektif harus memenuhi beberapa prinsip pengawasan yaitu adanya rencana tertentu dan adanya pemberian instruksi serta wewenang-wewenang kepada bawahan. Rencana merupakan standar atau alat pengukur pekerjaan yang dilaksanakan oleh bawahan. Rencana tersebut menjadi petunjuk apakah sesuatu pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak. Pemberian instruksi dan wewenang dilakukan agar sistem pengawasan itu memang benar-benar dilaksanakan secara efektif. Wewenang dan instruksi yang jelas harus dapat diberikan kepada bawahan, karena berdasarkan itulah dapat diketahui apakah bawahan sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik. Atas dasar instruksi yang diberikan kepada bawahan maka dapat diawasi pekerjaan seorang bawahan. Pengawasan yang efektif tergantung pada situasi dan kondisi yang dihadapi. Tidak ada satu sistem pengawasan yang berlaku untuk semua situasi dan semua perusahaan.

Sistem pengawasan akan efektif bilamana sistem pengawasan itu memenuhi prinsip fleksibilitas. Ini berarti bahwa sistem pengawasan itu tetap dapat dipergunakan, meskipun terjadi perubahan terhadap rencana yang diluar dugaan. Menurut Duncan dalam Harahap (2001:246) mengemukakan bahwa beberapa sifat pengawasan yang efektif sebagai berikut:

a) Pengawasan harus dipahami sifat dan kegunaannya.

Oleh karena itu harus dikomunikasikan. Masing-masing kegiatan membutuhkan sistem pengawasan tertentu yang berlainan dengan sistem pengawasan bagi kegiatan lain. Sistem pengawasan untuk bidang penjualan dan sistem untuk bidang keuangan akan berbeda. Oleh karena itu sistem pengawasan harus dapat merefleksi sifat-sifat dan kebutuhan dari kegiatan yang harus diawasi. Pengawasan dibidang penjualan umumnya tertuju pada kuantitas penjualan, sementara pengawasan dibidang keuangan tertuju pada penerimaan dan penggunaan dana.

b) Pengawasan harus mengikuti pola yang dianut organisasi.

Titik berat pengawasan sesungguhnya berkisar pada manusia, sebab manusia itulah yang melakukan kegiatan dalam badan usaha atau organisasi yang bersangkutan. Karyawan merupakan aspek intern perusahaan yang kegiatan-kegiatannya tergambar dalam pola organisasi, maka suatu sistem pengawasan harus dapat memenuhi prinsip berdasarkan pola organisasi. Ini berarti bahwa dengan suatu sistem pengawasan , penyimpangan yang terjadi dapat ditunjukkan pada organisasi yang bersangkutan.

c) Pengawasan harus dapat mengidentifikasi masalah organisasi.

Tujuan utama dari pengawasan ialah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Oleh karena itu, agar sistem pengawasan benar-benar efektif, artinya dapat merealisasi tujuannya, maka suatu sistem pengawasan setidaknya harus dapat dengan segera mengidentifikasi kesalahan yang terjadi dalam organisasi. Dengan adanya identifikasi masalah atau penyimpangan, maka organisasi dapat segera mencari solusi agar keseluruhan kegiatan operasional benar-benar dapat atau mendekati apa yang direncanakan sebelumnya.

d) Pengawasan harus fleksibel.

Suatu sistem pengawasan adalah efektif, bilamana sistem pengawasan itu memenuhi prinsip fleksibilitas. Ini berarti bahwa pengawasan itu tetap dapat dipergunakan, meskipun terjadi perubahan-perubahan terhadap rencana diluar dugaan.

e) Pengawasan harus ekonomis.

Sifat ekonomis dari suatu sistem pengawasan sungguh-sungguh diperlukan. Tidak ada gunanya membuat sistem pengawasan yang mahal, bila tujuan pengawasan itu dapat direfleksikan dengan suatu sistem pengawasan yang lebih murah. Sistem pengawasan yang dianut perusahaan-perusahaan besar tidak perlu ditiru bila pengawasan itu tidak ekonomis bagi suatu perusahaan lain. Hal yang perlu dipedomani adalah bagaimana membuat suatu sistem pengawasan dengan benar-benar merealisasikan motif ekonomi.

Tujuan Pengawasan Kantor

Tujuan pengawasan kantor menurut Odgers (2005) adalah:

Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya;
Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan;
Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil akurat yang dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai;
Mengkoordinasikan beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan;
Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.

Pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan memerlukan pengawasan agar perencanaan yang telah disusun dapat terlaksana dengan baik. Pengawasan dikatakan sangat penting karena pada dasarnya manusia sebagai objek pengawasan mempunyai sifat salah dan khilaf. Oleh karena itu manusia dalam organisasi perlu diawasi, bukan mencari kesalahannya kemudian menghukumnya, tetapi mendidik dan membimbingnya. Menurut Husnaini (2001: 400), tujuan pengawasan adalah sebagai berikut:

Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, dan hambatan.
Mencegah terulang kembalinya kesalahan, penyimpangan, pemborosan, dan hambatan.
Meningkatkan kelancaran operasi perusahaan.
Melakukan tindakan koreksi terhadap kesalahan yang dilakukan dalam pencapaian kerja yang baik.

Menurut Maringan (2004: 61) menyatakan tujuan pengawasan adalah sebagai berikut:

Mencegah dan memperbaiki kesalahan, penyimpangan, ketidaksesuaian dalam pelaksanaan tugas yang dilakukan.
Agar pelaksanaan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Tujuan Pengawasan dalam rangka meningkatkan disiplin kerja pegawai dengan tujuan untuk mencapai tujuan organisasi sangat perlu diadakan pengawasan, karena pengawasan mempunyai beberapa tujuan yang sangat berguna bagi pihak-pihak yang melaksanakan. Tujuan pengawasan adalah mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki. Tujuan utama dari pengawasan ialah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama tersebut, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan, dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu maupun waktu-waktu yang akan datang (Manullang, 2004:173). Dapat disimpulkan bahwa tujuan pengawasan secara umum adalah menciptakan suatu disiplin kerja dalam setiap kegiatan dan berusaha agar apa yang direncanakan dapat menjadi kenyataan.

Tujuan perusahaan dapat tercapai, jika fungsi pengawasan dilakukan sebelum terjadinya penyimpangan-penyimpangan sehingga lebih bersifat mencegah (prefentive control). Dibandingkan dengan tindakan-tindakan pengawasan sesudah terjadinya penyimpangan, maka tujuan pengawasan adalah menjaga hasil pelaksanaa kegiatan sesuai dengan rencana. Ketentuan-ketentuan dan infrastruktur yang telah ditetapkan benar-benar diimplementasikan. Sebab pengawasan yang baik akan tercipta tujuan perusahaan yang efektif dan efisien.

Fungsi Pengawasan

Menurut Ernie dan Saefulah (2005: 12), fungsi pengawasan adalah:

Mengevaluasi keberhasilan dan pencapaian tujuan serta target sesuai dengan indikator yang di tetapkan.
Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan.
Melakukan berbagai alternatife solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan perusahaan.

Menurut Maringan (2004: 62), fungsi pengawasan adalah:

Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pejabat yang diserahi tugas dan wewenang dalam melaksanakan pekerjaan.
Mendidik para pejabat agar mereka melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian, dan kelemahan agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan.

Berdasarkan penjelasan tersebut, maka tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa pengawasan adalah mengevaluasi hasil dari aktifitas pekerjaan yang telah dilakukan dalam perusahaan dan melakukan tindakan koreksi bila diperlukan.

Fungsi pengawasan biasanya diasosiasikan negatif oleh anggota organisasi, karena pada dasarnya manusia tidak suka diawasi. Fungsinya ini juga dapat mempengaruhi hubungan dengan pegawai yang bersangkutan jika terpaksa dilakukan langkah pembinaan atau pembenahan dari kondisi kerja yang sekarang. Untuk itu, demi tercapainya tujuan organisasi, hendaknya staf yang bertugas melakukan fungsi ini mempunyai sikap empati dan kooperatif dengan departemen yang lain.

Manfaat Pengawasan

Manfaat pengawasan dan kontrol menurut Quible (2001) antara lain:

Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi;
Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran akan kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan;
Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektif bagi organisasi;
Mengidentifikasikan beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi pemodifikasiannya;
Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan.

Macam-Macam Pengawasan

Menurut Maringan (2004: 62), Pengawasan terbagi 4 yaitu:

Pengawasan dari dalam perusahaan. Pengawasan yang dilakukan oleh atasan untuk mengumpul data atau informasi yang diperlukan oleh perusahaan untuk menilai kemajuan dan kemunduran perusahaan.
Pengawasan dari luar perusahaan. Pengawasan yang dilakukan oleh unit diluar perusahaan. Ini untuk kepentingan tertentu.
Pengawasan Preventif. Pengawasan dilakukan sebelum rencana itu dilaksakaan. Dengan tujuan untuk mengacah terjadinya kesalahan/kekeliruan dalam pelaksanaan kerja.
Pengawasan Represif. Pengawasan Yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya sesuai dengan yang direncanakan.

Menurut Ernie dan Saefullah (2005: 327), jenis pengawasan terbagi atas 3 yaitu:

Pengawasan Awal. Pengawasan yang dilakukan pada saat dimulainya pelaksanaan pekerjaan. Ini dilakukan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan perkerjaan.
Pengawasan Proses. Pengawasan dilakukan pada saat sebuah proses pekerjaan tengah berlangsung untuk memastikan apakah pekerjaan tengah berlangsung untuk memastikan apakah pekerjaan yang dilaksanakan sesuai dengan tujuan ang ditetapkan.
Pengawasan Akhir. Pengawasan yang dilakukan pada saat akhir proses pengerjaan pekerjaan.

Macam-macam pengawasan menurut kepentingannya, sebagai berikut:

1. Pengawasan Kualitas:

Sesuai dengan tujuannya, organisasi melakukan pengawasan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas sebuah aktifitas kerja di kantor pada rentang waktu tertentu. Untuk menghasilkan pengukuran yang baik, evaluasi harus didasarkan pada data yang akurat. Kontrol terhadap kualitas mencakup evaluasi atas keakuratan pekerjaan yang dilakukan, dan kontrol kuantitas lebih mengarah pada kuantifikasi komponen-komponen evaluasi agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

Beberapa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan pengawasan kualitas (Leonard dan Hilgert 2004) adalah:

Inspeksi total, berupa pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit kerja atau tugas yang dilakukan oleh pegawai dan menjelaskan apakah standart kualitas minimum sudah tercapai, dan bila belum, bagaimana memperbaikinya. Namun teknik ini kurang efektif jika frekuensinya terlalu sering, apalagi tanpa alasan yang kuat, karena pegawai akan merasa terlalu diawasi sehingga membuat suasana kerja tidak kondusif.
Pengecekan pada area tertentu, dilakukan melalui pengecekan kinerja pegawai di suatu departemen atau divisi tertentu, seperti departemen keuangan, yang dilakukan secara periodik. Penggunaan komponen statistk akan menambah validitas data yang diperoleh dalam fungsi pengawasan.
Pengontrolan kualitas dengan statistik. Apabila inspeksi total belum diperlakukan pengecekan pada divisi tertentu tidak terlalu akurat, manajer administrasi dapat menggunakan teknik ini dengan memakai data yang berbasis sample yang dipilih untuk memfaliditas dan realibilitas hasil pengukuran.
Kesalahan nihil, merupakan teknik prefentif terhadap potensi kesalahan yang dilakukan oleh pegawai sejak pertama kali mengerjakan tugasnya. Hal ini juga dapat memotifasi pegawai untuk selalu bebas dari kesalahan. Ketika teknik ini diterapkan, mereka seyogyanya diberikan imbalan yang setimpal atas tiadanya kesalahan yang dilakukan dan peningkatan kinerja yang telah dilakukan.

2. Pengawasan Kuantitas

Untuk memulai pengontrolan, hendaknya organisasi mulai dengan mengumpulkan data atau administrasi di kantor dan dijadikan dasar untuk penetapan standar kuantitas pengukuran didesain untuk mendefinisikan dan menggambarkan apa yang diharapkan dari pelaku sebuah kerja, baik dari pegawai maupun dari pihak organisasi.

Untuk mengontrol fluktuasi pekerjaan kantor, beberapa tindakan yang dapat dilakukan antara lain:

Over time, banyak perusahaan yang menambah jam kerja atau lembur untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan deadline yang terbatas atau karena volume pekerjaan menumpuk.
Temporary help, jika penambahan jam kerja kurang memadai atau kurang tepat dilakukan, pemakaian tenaga temporer dalam menghadapi peak season dapat dilakukan.
Part-timer help jika fluktuasi terjadi secara regular, menyewa tenaga paruh waktu juga dapat dilakukan.
Floating work unit. Beberapa organisasi telah mengembangkan unit kerja yang akan dipakai jika mereka memang diperlukan dalam penyelesaian proyek dengan volume kerja yang tinggi atau time limit yang terbatas.
Cycle biling. Banyak organisasi yang mempunyai jumlah pelanggan yang besar mengimplementasikan teknik ini untuk mengurangi antrian layanan yang akan dilakukan.

3. Pengawasan Alternatif

Beberapa isu strategis perlu dipertimbangkan oleh manajer dalam melaksanakan fungsi pengawasan, seperti tujuan dari pelaksanaan, seperti tujuan dari pelaksanaan kontrol, kepercayaan terhadap sistem kontrol, sikap manajer dan pegawai, frekuensi pelaksanaan, dan sumber juga data yang digunakan untuk pengawasan. Selain jenis pengawasan di atas, Cascio (2003) juga mengajukan dua metode pengawasan alternatif, yaitu:

1) Behaviour-oriented rating methods, yang merupakan metode penilaian kinerja yang berorientasi pada perilaku pegawai, dengan membandingkan kinerja karyawan yang satu dengan yang lain. Ada 4 teknik yang dapat digunakan:

Teknik deskripsi. Penilai memberikan deskripsi terhadap bawahannya mengenai kekuatan, kelemahan, dan potensi dari pegawai yang dinilai. Namun sistem ini reliabilitasnya kurang, mengingat setiap penilai mempunyai penekanan dan subjektivitas tersendiri terhadap masing-masing pegawai.
Teknik rangking, dengan menyebutkan pegawai mana yang berkinerja paling bagus, dan seterusnya. Pemberian rangking ini bisa melibatkan tim penilai atau dari masing-masing supervisor.
Behavioral checklist, yaitu teknik yang menyediakan daftar perilaku yang berkaitan dengan pekerjaan, dan tugas penilai adalah memilih pernyataan mana yang sesuai dengan kondisi kinerja pegawai. Biasanya teknik ini menggunakan skala Likert untuk mendeskripsikan kinerja seorang pegawai, dan Stockford dan Bissel (1949) menyatakan bahwa teknik ini lebih dapat diandalkan dibandingkan teknik evaluatif (baik buruk).

Tabel 9-2 contoh behavioral checklist:

Kondisi	Sangat setuju	Setuju	Netral	Tidak setuju	Sangat tidak setuju
Pegawai ini menyiapkan kerjanya dengan baik
Pegawai ini mudah di ajak berkomunikasi
Pegawai ini mempunyai ide yang bagus
Pegawai ini menguasai pekerjaannya dengan baik

Teknik skala penilaian secara grafis, yang relatif banyak digunakan pada organisasi atau perusahaan (landy dan Rastegary, 1988). Walaupun teknik ini kurang detail, namun mudah digunakan dalam waktu yang singkat. Teknik ini juga mudah untuk di analisis secara kuantitatif, dan banyak tim penilai lebih dapat menerima karena reliabilitas dan validitasnya relatif teruji (Cascio, 1996).

Tabel 9-2 contoh skala penilaian secara grafis

Unsur penilaian	Tingkat kinerja
Unsur penilaian	Kurang memuaskan	Lumayan	Memuaskan	Sangat memuaskan	mengagumkan
Kehadiran
Penampilan
Kualitas kerja
Pengetahuan kerja
Dapat diandalkan

Behavioral anchored rating scales (BARS), merupakan variasi dari teknik sebelumnya. Keuntungan utama dari teknik ini adalah adanya pendeskripsian perilaku mana yang dapat dikategorikan sebagai prestasi kerja yang memuaskan, sedang-sedang saja, dan kurang memuaskan. Namun teknik ini membutuhkan usaha yang lebih banyak untuk mengembangkan skala yang dapat diterima oleh semua pihak.

2) Results-oriented rating methods, merupakan metode yang menitikberatkan pada hasil dari kerja yang dibebankan kepada pegawai. Ada 2 teknik yang dapat digunakan, yaitu:

Management by objectives, yang didasarkan pada penetapan tujuan bagi organisasi secara keseluruhan, bagi masing-masing departemen atau divisi, maupun masing-masing pegawai. Teknik ini tidak mengukur perilaku pegawai, namun kontribusi mereka terhadap organisasi (campbell, dunnette, lawler dan weick, 1970). Sebelum menentukan tujuan, manajer harus mendiskusikan tujuan umum apa yang akan dicapai untuk periode waktu tertentu (tiap kwartal, semester, atau tahunan). Selanjutnya pembuatan rencana mengenai bagaimana dan kapan tujuan tersebut akan tercapai, dan terakhir persetujuan mengenai kapan akan dimulainya upaya tersebut.
Work planning and review, menitikberatkan pada periodisitas penilaian rencana kerja oleh tim penilai dan bawahan untuk mengidentifikasi tujuan yang tercapai, masalah yang harus dipecahkan, dan training yang diperlukan (meyer, kay, dan french, 1965).

Unsur-unsur Pengawasan Kantor

Menurut Quible (2001) proses pengawasan akan kurang optimal jika unsur-unsur dibawah ini dihilangkan:

Faktor-faktor yang diawasi. Sebelum pengawasan dilakukan seyogyanya stakeholders internal diberikan pemahaman tentang faktor-faktor apa saja yang akan di awasi. Tentu saja, pengawasan terhadap faktor yang tidak terlalu penting akan mengakibatkan waktu dan tenaga terbuang sia-sia.
Identifikasi hasil yang diharapkan. Identifikasi parameter yang kurang jelas mengenai hasil yang diinginkan dari aktivitas pekerjaan yang dilakukan membuat pengawasan tidak akan berjalan dengan efektif. Untuk itulah, keterlibatan semua pihak (termasuk pihak yang akan di awasi) mutlak perlu dilakukan, bila perlu organisasi dapat mengundang konsultan untuk menentukan alat ukur yang akan digunakan.
Pengukuran kinerja. Sebelum hasil aktual dan hasil yang di inginkan dibandingkan, hasil aktual harus di ukur. Dalam beberapa hal, pengukuran ini juga menjelaskan output kuantitas. Dalam organisasi yang menerapkan konsep TQM, pengukuran lebih ditekankan pada seberapa baik pelanggan dilayani oleh organisasi.
Aplikasi tindakan pembenahan. Apabila hasil aktual kurang dari hasil yang diharapkan, perlu dilakukan tindakan koreksi untuk memperkecil gap yang terjadi dengan mengimplementasikan hal yang di anggap perlu. Misalnya, dalam pemenuhan order pembelian yang akan terealisasi maksimal 3 hari setelah order dilakukan tetapi ketika sudah waktunya belum tercapai, ternyata fasilitas komunikasi antara divisi administrasi penjualan dengan gudang tidak difasilitasi dengan alat komunikasi yang memadai, sehigga perlu ditunjang dengan alat komunikasi yang representatif.

Proses Pengawasan Kantor

Berdasarkan pendapat Cascio (2003), ada 3 proses yang harus dilakukan dalam mengontrol/mengawasi pekerjaan kantor:

1. Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan di awasi. Hal ini akan membantu pegawai untuk mengetahui kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif dapat mencapainya. Manajer dapat melakukannya dengan melakukan hal-hal berikut:

Penetapan tujuan, dalam beberapa penelitian yang berbeda, tempat maupun budaya menunjukan bahwa tujuan yang telah ditetapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai (Matsui, Kakuyama, dan Onglatco, 1987). Peningkatan ini diperoleh karena pegawai cenderung memberikan perhatian lebih dan mendorong mereka untuk mencapainya jika tujuan atau target yang harus dicapai dijelaskan secara detail (Tubbs, 1986), seperti peningkatan kepuasan pelanggan sebesar 10% dalam setahun atau pengurangan biaya telepon sebesar 15% dalam setahun.
Standar ukuran, merupakan syarat mutlak agar pegawai dapat mencapai kinerja yang diharapkan apabila alat ukurnya ditetapkan secara objektif. Untuk itulah, tujuan hendaknya ditetapkan sedetail mungkin sehingga pengukuran yang objektif dapat dilakukan. Misalnya, Tujuan organisasi “menjadikan organisasi lebih baik” sangat sulit untuk di ukur. Menurut Leonard dan Hilgert (2004), terdapat dua standar yang dapat digunakan oleh organisasi, yaitu:

1. Standar terukur, merupakan standar kerja yang dapat diidentifikasi dan diukur dengan mudah. Misalnya, teller disebuah bangk ditargetkan untuk melayani 20 orang dalam menyelesaikan transaksi (penarikan, penyimpanan, maupun pembayaran), sehingga rata-rata nasabah dapat dilayani selama 3 menit.

2. Standar tak terukur, merupakan standar kerja yang sulit untuk dikuantifikasikan dan biasanya berhubungan dengan karakteristik hubugan manusia, seperti sikap terhadap pelanggan, tingkat moral yang tinggi, dan tingkat kepuasan terhadap pelayanan administrasi di kantor.

Pengukuran, merupakan inti dari pengontrolan atau pengawasan kantor. Hendaknya pengukuran ini dilakukan secara reguler, bisa per kuartal maupun semester, untuk menjamin tercapainya tujuan secara konsisten. Apabila penetapan tujuan maupun ukuran telah dilakukan dengan baik, namum proses pengukuran kinerja tidak dilakukan sebagaimana mestinya, maka akan menyebabkan keseluruhan proses pengontrolan tidak berjalan sebagaimana mestinya.

2. Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah dilakukan, manajer administrasi hendaknya memberikan feedback kepada pegawai mengenai apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka sesuai dengan targert yang ditetapkan. Pemberian umpan balik ini hendaknya diiringi dengan pemberian fasilitas yang memadai bagi karyawan untuk mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:

Mengurangi hambatan yang ada, misalnya peralatan kantor yang ada sudah out of date (penggunaan komputer dengan kecepatan processor 486 MHz, sedangkan aplikasi yang dijalankan menuntut penggunaan processor di atas 2 GHz); kurang efisiennya desain tempat kerja, atau bisa juga disebabkan kurang efektifnya desain kerja. Untuk itulah, hendaknya manajer senantiasa mendengarkan pendapat atau keluhan dari bawahan guna mengurangi hambaatan dalam mencapai tujuan.
Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja, misalnya sumber daya modal, bahan maupun manusia. Meskipun hambatan telah dikurangi oleh manajer, namun sumber daya yang dapat digunakan sangat terbatas (jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk penyelesaian suatu pekerjaan seharusnya 5 orang, namun hanya tersedia 3 orang), maka tujuan mustahil akan tercapai.
Memberikan perhatian penuh dalam perekrutan pegawai, hal ini didasari bahwa tujuan hendaknya dicapai pada saat yang tepat, tempat yang sesuai, dan orang yang tepat. Kualifikasi pegawai yang dibutuhkan tidak boleh lebih dan tidak boleh kurang, misalnya pegawai yang direkrut untuk bagian duplikasi (foto kopi) adalah seorang sarjana informatika atau pembuatan sistem administrasi merekrut pegawai yang baru lulus dari sekolah kejuruan. Hendaknya perekrutan juga tidak hanya mendasarkan pada strata pendidikan yang dimiliki pelamar, namun, faktor lain juga dipertimbangkan, seperti pengalaman kerja, kompetensi yang dimiliki, dan seterusnya.

3. Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh seorang manajer untuk agar pegawai senantiasa tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan secara konsisten serta persisten mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah:

Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai, pemberian ini harus didiskusikan terlebih dahulu dengan pegawai mengenai hal apa yang penting buat mereka, apakah peningkatan gaji, fasilitas, cuti, pengakuan dan lain-lain. Hasil survei ini akan dijadikan bahan penentuan sistem imbalan bagi pegawai, dan imbalan tersebut dapat menyerap keinginan dari para pegawai;
Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya, apabila pegawai memenuhi target yang ditetapkan, organisasi harus memberikannya secara tepat sesuai dengan yang dituangkan dalam peraturan. Hal ini sangat penting untuk menjaga kredibilitas organisasi di mata pegawai dan memberikan motivasi bagi pegawai untuk selalu mencapai target yang telah ditetapkan;
Memberikan imbalan secara adil, hal ini penting dilakukan untuk menjaga ketidakpuasan dari masing-masing pihak. Apabila kerja dilakukan secara berkelompok, hendaknya manajer juga mendapatkan input dari masing – masing anggota kelompok mengenai kinerjanya. Masukan ini dapat dijadikan dasar pemberian imbalan yang adil bagi setia anggota kelompok kerja yang dimaksud.

Sistem pengawasan organisasi memiliki 4 langkah fundamental dalam setiap prosesnya (Griffin, 2004:167):

1. Menetapkan Standar

Control Standard adalah target yang menjadi acuan perbandingan untuk kinerja dikemudian hari. Standar yang ditetapkan untuk tujuan pengawasan harus diekspresikan dalam acuan yang dapat diukur. Strategi pengawasan harus konsisten dengan tujuan organisasi. Dalam penentuan standar, diperlukan pengidentifikasian indikator-indikator kinerja. Indikator kinerja adalah ukuran kinerja yang menyediakan informasi yang berhubungan langsung dengan objek yang diawasi. Standar bagi hasil kerja karyawan pada umumnya terdapat pada rencana keseluruhan maupun rencana-rencana bagian. Agar standar itu diketahui secara benar oleh karyawan, maka standar tersebut harus dikemukakan dan dijelaskan kepada karyawan sehingga karyawan akan memahami tujuan yang sebenarnya ingin dicapai.

2. Mengukur Kinerja

Pengukuran kinerja adalah aktivitas konstan dan kontinu bagi sebagian besar organisasi. Agar pengawasan berlangsung efektif, ukuran-ukuran kinerja harus valid. Kinerja karyawan biasanya diukur berbasis kuantitas dan kualitas output, tetapi bagi banyak pekerjaan, pengukuran kinerja harus lebih mendetail.

3. Membandingkan Kinerja dengan Standar

Tahap ini dimaksudkan dengan membandingkan hasil pekerjaan karyawan (actual result) dengan standar yang telah ditentukan. Hasil pekerjaan karyawan dapat diketahui melalui laporan tertulis yang disusun karyawan, baik laporan rutin maupun laporan khusus. Selain itu atasan dapat juga langsung mengunjungi karyawan untuk menanyakan langsung hasil pekerjaan atau karyawan dipanggil untuk menyampaikan laporannya secara lisan. Kinerja dapat berada pada posisi lebih tinggi dari, lebih rendah dari, atau sama dengan standar. Pada beberapa perusahaan, perbandingan dapat dilakukan dengan mudah, misalnya dengan menetapkan standar penjualan produk mereka berada pada urutan pertama di pasar. Standar ini jelas dan relatif mudah dihitung untuk menentukan apakah standar telah dicapai atau belum. Namun dalam beberapa kasus perbandingan ini dapat dilakukan dengan lebih detail. Jika kinerja lebih rendah dibandingkan standar, maka seberapa besar penyimpangan ini dapat ditoleransi sebelum tindakan korektif dilakukan.

4. Menentukan Kebutuhan Tindakan Korektif

Berbagai keputusan menyangkut tindakan korektif sangat bergantung pada keahlian-keahlian analitis dan diagnotis manajer. Setelah membandingkan kinerja dengan standar, manajer dapat memilih salah satu tindakan: mempertahankan status quo (tidak melakukan apa-apa), mengoreksi penyimpangan, atau mengubah standar. Tindakan perbaikan diartikan sebagai tindakan yang diambil untuk menyesuaikan hasil pekerjaan nyata yang menyimpang agar sesuai dengan standar atau rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Untuk melaksanakan tindakan perbaikan, maka harus diketahui apa yang menyebabkan penyimpangan. Ada beberapa sebab yang mungkin menimbulkan penyimpangan, yaitu :

Kekurangan faktor produksi
Tidak cakapnya pimpinan dalam mengorganisasi human resources dan resources lainnya dalam lingkungan organisasi
Sikap-sikap pegawai yang apatis dan sebagainya.

Oleh karena itu, dalam proses pengawasan diperlukannya laporan yang dapat menyesuaikan bentuk-bentuk penyimpangan kearah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Kriteria Pengawas Kantor

Hal utama yang menjadi dasar dalam pemilihan seorang pengawas adalah mempunyai kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam periode waktu tertentu. Beberapa orang yang dapat dijadikan penilai menurut Gomez-Mejia, Balkin, dan Cardy (2003) adalah:

Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan bertanggung jawab atas kinerja langsung anak buahnya. Hal inilah yang mendasari kontrol dari supervisor banyak dipakai pada setiap organisasi (Becker dan Klimoski, 1989).
Teman sekerja, yang didasari atas kenyataan tidak setiap saat atasan dapat memonitor kinerja anak buahnya, dan yang merasakan baik tidaknya kinerja seorang pegawai adalah teman sekerjanya, terlebih mereka bergabung dalam sebuah tim kerja. Hendaknya penilaian atau kontrol oleh teman kerja bukanlah secara umum, namun hal khusus yang berkaitan dengan kesediaan yang bersangkutan untuk membantu yang lain (McEvoy dan Buller, 1987). Fungsi kontrol ini akan lebih efektif jika organisasi memberikan kesempatan kepada penilai untuk memberikan umpan balik yang bersifat positif dan negatif, mengumpulkan pendapat anggota yang lainm, dan berdiskusi langsung dengan yang bersangkutan, sehingga efektivitas pengawasan akan meningkat (Druskat dan Wolff, 1999).
Bawahan, merupakan salah satu umpan balik dalam proses pengawasan yang sangat baik. Banyak studi yang menemukan bahwa pengawasan yang diberikan oleh bawahan berdampak positif terhadap kinerja atasan (Atwater, Waldman, Atwater, dan cartier (2000), misalnya mengenai efektivitas mereka berkomunikasi dengan bawahan maupun jenis kepemimpinan yang dimiliki, sedikit banyak akan mempengaruhi kinerja pegawai. Untuk itulah, pengawasan yang dilakukan bawahan perlu dipertimbangkan oleh sebuah organisasi.
Menilai diri sendiri, yang bisa dijadikan bahan untuk perbaikan proses kerja sesuai dengan harapan pegawai dan bisa mengurangi sikap defensif mereka dalam proses pengawasan kontrol terhadap diri sendiri ini juga baik sebagai bahan konseling bagi pegawai dalam pengembangan dirinya (Yu dan Murphy, 1993).
Pelanggan, yang cukup penting dalam proses pengawasan bagi pegawai yang berhubungan langsung dengan pelanggan atau konsumen suatu organisasi atau perusahaan. Pengawasan yang dilakukan pelanggan akan menunjukan seberapa puas mereka terhadap layanan yang diberikan, terutama oleh pegawai yang dimaksud. Hal ini juga akan meningkatkan loyalitas pelanggan, karena rasa memiliki terhadap organisasi atau perusahaan tersebut (Ulrich, 1989).
Komputer, merupakan salah satu pengawas terbaru pada perkantoran. Menurut Glover (2000), lebih dari 80% perusahaan di A.S. memonitor penggunaan internet dan email pekerjanya yang menggunakan komputer perusahaan. Hal ini didasari adanya kenyataan bahwa penggunaan internet untuk keperluan pribadi lebih kurang 6 jam dalam seminggu. Komputer juga dapat digunakan untuk mengontrol penyelesaian pekerjaan seorang pegawai dalam penyelesaian dalam transaksi yang menggunakan sistem terintegrasi (Nebeker dan Tatum, 1993), yang membuat manajer bisa menganalisis kemacetan penanganan pelanggan terjadi pada bagian atau pegawai mana, sehingga penanganan bisa cepat dilakukan.
Umpan balik 360 derajat, semakin populer di A.S. di mana sepertiga organisasi atau perusahaan memakainya. Ada alasan bagi popularitas penggunaan pengawasan dari seluruh sisi ini (Waldman dan Atwater, 1993), yaitu penggunaan kontrol dari dimensi yang berbeda dapat menangkap kompleksitas kinerja seorang pegawai, kontrol dari atasan akan semakin kuat apabila semua pihak menyatakan hal yang sama dan yang bersangkutan akan lebih menyadari kondisi kinerjanya sekarang dan sebagainya.

Tugas Pengawas Kantor

Tugas pokok seorang pengawas kantor:

1. Memberikan instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.

2. Mengawasi pegawai-pegawai untuk mengetahui apakah pekerjaan telah dilaksanakan.

3. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakn pekerjaan.

4. Memelihara hubungan antar manusia yang baik dengan para pegawai.

Tugas pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan:

1. Merencanakan pekerjaan per-bagian.

2. Mengusahakan agar pekerjaan dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

3. Menjamin adanya ketelitian.

4. Mengkoordinasikan pekerjaan dengan seksi-seksi atau bagian-bagian lain.

5. Membagi pekerjaan secara adil.

6. Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.

Tugas pengawas dalam hubungannya dengan orang-orang bawahan:

1. Melatih orang-orang bawahan.

2. Mengembangkan latihan magang.

3. Medelegasikan tanggung jawab.

4. Mendamaikan perselisihan-perselisihan perseorangan.

5. Memberi hutang, apabila perlu.

6. Memelihara disiplin, memberi celaan apabila perlu.

Tugas pengawas dalam hubungannya dengan para atasan dan teman-teman sekerja:

1. Menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor.

2. Bekerja sama dengan pengawas-pengawas lainnya.

3. Mengizinkan dan mendorong pertukaran pegawai.

4. Melaksanakna kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan.

Sifat dan Waktu Pengawasan

Menurut Hasibuan (2001 : 247), sifat dan waktu pengawasan terdiri dari:

Preventive controll, adalah pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya. Preventive controll adalah pengendalian terbaik karena dilakukan sebelum terjadi kesalahan. Preventive controll ini dilakukan dengan cara:

a. Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan.

b. Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan.

c. Menjelaskan dan atau mendmonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan itu.

d. Mengorganisasi segala macam kegiatan.

e. Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap individu karyawan.

f. Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan.

g. Menetapkan sanksi-sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan.

Repressive Controll, adalah pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga hasilnya sesuai dengan yang diinginkan. Repressive controll ini dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a. Membandingkan hasil dengan rencana.

b. Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari tindakan perbaikannya.

c. Memberikan penilaian terhadap pelaksanaannya, jika perlu dikenakan sanksi hukuman kepadanya.

d. Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada.

e. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana.

f. Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui training dan education.

Pengawasan saat proses dilaksanakan yaitu jika terjadi kesalahan langsung diperbaiki.
Pengawasan berkala, adalah pengendalian yang dilakukan secara berkala, misalnya per bulan, per semeter, dan lain-lain.
Pengawasan mendadak, adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apakah pelaksanaan atau peraturan-peraturan yang ada telah dilaksanakan atau tidak dilaksanakan dengan baik. Pengawasan mendadak ini sekali-sekali perlu dilakukan, supaya kedisiplinan karyawan tetatp terjaga dengan baik.
Pengawasan melekat (waskat) adalah pengawasan yang dilakukan secara integratif mulai dari sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan operasional dilakukan.

Teknik-teknik Pengawasan

Menurut Siagian (2003:112) Proses pengawasan pada dasarnya dilakukan dengan mempergunakan dua macam teknik yaitu:

Pengawasan Langsung. Yaitu pengawasan yang dilakukan sendiri oleh pimpinan. Dalam hal ini pimpinan langsung datang dan memeriksa kegiatan yang sedang dijalankan oleh bawahan. Pengawasan langsung dapat berbentuk:

a. Inspeksi langsung

b. On-the-Spot observatiton

c. On-the-spot report

Pengawasan tidak langsung. Pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Baik itu tertulis maupaun lisan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi Pengawasan

Menurut Mulyadi (2007:770), mengemukakan beberapa faktor-faktor yang mempengaruhi pengawasan adalah sebagai berikut:

Perubahan yang selalu terjadi baik dari luar maupun dari dalam organisasi
Kompleksitas organisasi memerlukan pengawasan formal karena adanya desentralisasi kekuasaan.
Kesalahan/Penyimpangan yang dilakukan anggota organisasi memerlukan pengawasan.

Pengertian Efisiensi Kerja

Menurut Sedarmayanti (2001: 112), efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan tersebut sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal mutu maupun hasilnya yang meliputi pemakaian waktu yang optimal dan kualitas cara kerja yang maksimal.

Perbandingan dilihat dari :

a. Segi hasil

b. Suatu pekerjaan disebut lebih efisien bila dengan usaha tersebut memberikan hasil yang maksimal mengenai hasil pekerjaan tersebut.

c. Segi usaha

d. Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien bila suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha minimal. Usaha tersebut terdiri dari lima unsur yaitu : pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda (termasuk biaya).

Menurut Sinungan (2005:84), menyatakan bahwa efisensi kerja adalah perbandingan yang paling harmonis antara pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang diperoleh ditinjau dari segi waktu yang digunakan, dana yang dikeluarkan, serta tempat yang dipakai. Secara umum efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasil yang dicapai. Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan itu sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal kualitas maupun kuantitasnya.

Sumber-Sumber Efisiensi Kerja

Menurut Sedarmayanti (2001:118) sumber utama efisiensi kerja adalah manusia. Karena akal, pikiran, dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur efisensi yang melekat pada manusia adalah :

a. Kesadaran

Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi keberhasilannya. Dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisiensi akan banyak membantu usaha pencapaian efisiensi itu sendiri. Efisiensi sesungguhnya berkaitan erat dengan tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya bahwa tingkah laku dan sikap hidup dapat mengarah pada perbuatan yang efisien atau sebaliknya. Dengan adanya kesadaran, seseorang akan terdorong untuk membangkitkan semangat atau kehendak untuk melakukan sesuatu yang sesuai dengan apa yang disadarinya dalam hal ini yang diamksudakan adalah efisiensi.

b. Keahlian

Sesuatu pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang yang ahli dibidangnya hasilnya akan lebih baik dan cendenrung lebih cepat daripada dikerjakan oleh yang bukan ahlinya. Hal ini berarti unsur keahlian yang juga melekat pada manusia merupakan bagian yang menjadi sumber efisiensi. Keahlian manusia dicapai bila ada pelatihan yang mendukung pekerjaan tersebut. Sehingga apabila suatu pekerjaan difasilitasi dengan suatu peralatan, maka peralatan tersebut menunjang pencapaian efisiensi kerja. Peralatan disediakan dengan maksud agar pekerjaan lebih mudah dikerjakan dan lebih cepat penyelesaiannya. Penyediaan peralatan atau fasilitas kerja yang tidak disertai dengan keahlian penggunanya malah akan menjadikan sumber biaya yang tidak bermanfaat.

c. Disiplin

Kesadaran dan keahlian seperti yang telah diuraikan sebelumnya tidak akan menjamin hasil kerja yang baik dan efisien jika tidak disertai dengan unsur disiplin. Oleh karena itu dalam efisiensi diperlukan standar yang akan menjadi penunjuk arah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Sehingga keseluruhan sumber daya berada dalam satu aturan yang jelas, tidak menyimpang dari apa yang diharapkan.

Syarat dicapainya Efisiensi Kerja

Menurut Sedarmayanti (2001: 122), syarat-syarat agar tercapainya efisiensi kerja adalah sebagai berikut:

a. Berhasil guna atau efektif.

b. Ekonomis.

c. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan.

d. Pembagian kerja yang nyata.

e. Prosedur kerja yang praktis.

Dunia bisnis terkadang mengalami kerancuan pemahaman antara efisiensi dengan produktivitas. Efisiensi berarti menghasilkan produk yang berkualitas tinggi dalam waktu yang sesingkat mungkin. Akan tetapi harus dipertimbangkan apakah produk tersebut dibutuhkan. Efektivitas, efisiensi, dan produktivitas ditentukan secara bersama.

Hubungan Pengawasan dan Efisiensi Kerja

Kesimpulan

Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “Office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan, posisi, atau ruang tempat kerja. Produktivitas kerja merupakan kemampuan seseorang atau sekelompok orang untuk menghasilkan barang dan jasa dalam jangka waktu tertentu yang telah ditentukan atau sesuai dengan rencana.

Sistem pengawasan yang efektif harus memenuhi beberapa prinsip pengawasan yaitu adanya rencana tertentu dan adanya pemberian instruksi serta wewenang-wewenang kepada bawahan. Pemberian instruksi dan wewenang dilakukan agar sistem pengawasan itu memang benar-benar dilaksanakan secara efektif. Wewenang dan instruksi yang jelas harus dapat diberikan kepada bawahan, karena berdasarkan itulah dapat diketahui apakah bawahan sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik. Atas dasar instruksi yang diberikan kepada bawahan maka dapat diawasi pekerjaan seorang bawahan.

Efisiensi kerja adalah perbandingan yang paling harmonis antara pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang diperoleh ditinjau dari segi waktu yang digunakan, dana yang dikeluarkan, serta tempat yang dipakai. Secara umum efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasil yang dicapai. Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan itu sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal kualitas maupun kuantitasnya.

Efisiensi dapat ditingkatkan dengan baik jika pengawasan yang dilakukan oleh perusahaan itu maksimal. Efisiensi dapat tercapai apabila hasil kerja yang dilakukan oleh karyawan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Efisiensi juga dapat dicapai melalui sistem pergerakan yang dapat merangsang para bawahan bekerja dengan ikhlas, jujur, loyal. Maka dari itu pengawasan harus dilaksanakan dengan seefektif mungkin, karena pelaksanaan fungsi pengawasan dengan baik akan memberikan dampak positif yang besar pula dalam meningkatkan efisiensi kinerja pegawai.

Saran

Pemerintahan, organisasi maupun perusahaan perlu mengadakan pengawasan kantor guna meningkatkan efisiensi dan produktifitas kinerja pegawai. Selain dari itu, pengawasan perlu dilakukan sebagai bukti yang relevan bahwasanya pegawai benar mengerjakan pekerjaannya. Hal tersebut dapat membuat pegawai merasa bahwa setiap gerak-geriknya diperhatikan oleh manajemen perusahaan sehingga arus kerja dapat berjalan dengan baik tanpa adanya kesempatan bagi pegawai untuk melakukan kesalahan kerja yang disengaja bahkan melakukan pekerjaan semaunya. Pengawasan kerja ini juga dapat membuat pegawai terus berusaha menjadi pekerja teladan sehingga produktivitas pegawai dapat meningkat karena merasa bertanggungjawab terhadap pekerjaannya masing-masing.

Bila terjadi hal-hal buruk yang tidak diinginkan, maka pengawasan kantor ini bisa dijadikan sebagai barang bukti suatu kebenaran. Ini dapat membantu organisasi agar tetap berjalan dengan baik, selain itu juga dapat menjadi pencegah kejadian yang tidak diinginkan yang dapat merugikan organisasi, pemerintahan, perusahaan ataupun pihak-pihak lain yang dirugikan. Penggunaan pengawasan kantor sangat efisien sehingga dapat memberikan dampak positif untuk organisasi ataupu perusahaan yang menggunakannya. Pegawai akan merasa aman dan nyaman dalam bekerja karena dalam pengambilan suatu keputusan tidak semena-mena, melainkan berdasarkan data yang valid dari hasil pengawasan kantor.

Daftar Pustaka

Mukijat. Administrasi perkantoran, Bandung: Mandar Maju, 2008.

Sukoco, Badri M. 2007. Manajemen administrasi perkantoran modern, Jakarta: Erlangga.

The Liang Gie. 1998. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Koontz, Harold dan O’Donnell. 1956. Principle of Management. Jakarta: Bulan Bintang.

Genry Lefinggwell, William dan Edwin M. Robinson. 1950. Text book of Office Management. Jakarta: Bulan Bintang.

Archer, Fred. 1958. Office Management Handbook. Yogyakarta: Karya Kencana.

Triguno. 1997. Budaya Kerja Menciptakan Lingkungan yang Kondusive untuk Meningkatkan Produktivitas Kerja. Jakarta: Golden Terayon Press.

Agus Darma. 1992. Manajemen Perilaku Organisasi. Jakarta: Erlangga.

Alex Nitisemito. 1996. Manajemen Personalia. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Hani Handoko. 2001. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: BPFE.

Rosdakarya. Malayu. S.P. Hasibuan. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

Manullang, M. 2005. Dasar-Dasar Manajemen. Yogyakarta: UGM University.

Maringan Masry Simbolon. 2004. Dasar-dasar Administrasi dan Manajemen. Jakarta: Ghalia.

Mukijat.1990. Manajemen Kepegawaian. Bandung: Alumni.

Muchsan. 2000. Sistem Pengawasan Terhadap Perbuatan Aparat Pemerintah dan Peradilan Tata Usaha Negara di Indonesia. Yogyakarta: Liberty.

Sujamto.1989. Aspek-Aspek Pengawasan. Jakarta: Ghalia.

Susilo Martoyo.2000. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: BPFE.

Winardi. 2002. Asas-Asas Manajemen. Bandung: Mandar Maju.

Mathis Robert L dan Jackson. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba.

Siagian. 2005. Kiat-kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Jakarta: Rineka.

Yuniarsih, Tjutju. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Alfabeta.

Desy Ratnaningsih

Kamis, 15 Juni 2017

MANAJEMEN KANTOR 2