Petty Cash

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

           Pada organisasi yang masih kecil semua kegiatan organisasi dapat ditangani oleh seorang pimpinan serta beberapa pegawai saja, karena transakasi yang terjadi tidak begitu rumit, pengawasanpun dapat secara langsung dilakukan terhadap semua kegiatan organisasi. Organisasi yang bertambah besar dengan aktivitas yang makin bertambah luas, kemampuan pimpinan untuk mengawasi dan mengurusi setiap bagian yang ada dalam organisasi semakin kurang. Oleh karena itu pimpinan harus mendelegasikan sebahagian tugas dan wewenangnya kepada bawahan. Dengan adanya pelimpahan tugas dan wewenang tersebut, maka dibutuhkanlah suatu alat untuk mengawasi jalannya aktivitas organisasi agar dapat diketahui sejauh mana kemajuan yang telah dicapai berdasarkan data-data dan informasi yang diperoleh untuk dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan . Baik buruknya informasi yang disajikan sangat tergantung pada sistem yang diterapkan pada organisasi tersebut. Di samping itu sistem yang baik akan mendukung terciptanya internal control yang baik pula dan memberikan informasi keuangan yang cepat, tepat dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Dengan adanya internal control yang baik diharapkan dapat melindungi harta kekayaan organisasi, terciptanya kehandalan dan kecermatan data akuntansi serta meningkatkan kepatuhan terhadap kebijaksanaan yang telah digariskan pimpinan, sehingga penyelewengan dan kecurangan yang timbul dapat ditekan seminimal mungkin. Salah satu kekayaan organisasi yang mudah diselewengkan dan dipindahtangankan adalah kas. Kas yang meliputi uang tunai dan simpanan-simpanan di bank yang dapat dicairkan setiap saat paling banyak digunakan dalam aktivitas organisasi.

            Kas sering digunakan untuk membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya kecil atau sehari-hari. Namun pengeluaran kecil atau sehari-hari tersebut sering terjadi sehingga jumlah totalnya cukup besar. Oleh karena itu pengeluaran semacam ini perlu dikendalikan. Untuk itu organisasi perlu membentuk suatu dana khusus yang disebut kas kecil . Kas kecil merupakan dana khusus yang dibentuk organisasi untuk membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya kecil atau sehari-hari. Contohnya biaya yang dikeluarkan untuk membayar rekening listrik, biaya keamanan, biaya kebersihan, biaya untuk makanan dan minuman yang dibutuhkan mendadak dan biaya-biaya kecil lainnya.

1.2    Rumusan Masalah

1.    Apa yang dimaksud dengan kas kecil (Petty Cash)?

2.    Apa tujuan adanya kas kecil?

3.    Bagaimana karakteristik dari kas kecil?

4.    Apa saja dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil?

5.    Apa saja metode dalam pengelolaan kas kecil?

1.3    Tujuan Penulisan

1.    Menjelaskan apa yang dimaksud dengan kas kecil (Petty Cash).

2.    Menjelaskan tujuan dibuatkannya kas kecil.

3.    Menjelaskan karakteristik dari kas kecil.

4.    Menjelaskan dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil (Petty Cash).

5.    Menjelaskan metode-metode dalam pengelolaan kas kecil (Petty Cash).

1.4    Manfaat Penulisan

      

1.    Menambah pemahaman tentang kas kecil (Petty Cash).

2.    Untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang pelaksanaan penanganan Kas kecil.

3.    Memperoleh informasi lebih jauh mengenai pelaksanaan kas kecil.

BAB II

ISI

2.1         Pengertian Kas Kecil (Petty Cash)

Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relative kecil jumlahnya. Kas kecil digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relative kecil seperti dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan sebagainya. Sebagai orang yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas kecil, sekretaris harus dapat mengatur dan merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan keuangan yang dibukukan kembali oleh bagian keuangan perusahaan.

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas pengeluaran-pengeluaran tunai yang bersifat relative kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana kebagian keuangan.

2.1.1 Pengertian Kas Kecil menurut Para Ahli

1.    WEYGANDT

Dana kas kecil adalah dana kas yang digunakan untuk membiayai pengeluaran dengan jumlah yang kecik dan masih dapat dikendalikan.

2.    ZAKI BARIDWAN

Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan perusahaan untuk membayar pegeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek.

3.    JOHAR ARIFIN

Dana kas kecil adalah dana yang disisihkan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran dengan jumlah yang relatif kecil.

Sementara itu, menurut KBBI kas adalah tempat menyimpan uang; tempat membayar dan menerima uang; keluar masuknya uang. Kesimpulannya, kas kecil adalah dana khusus yang disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran operasional yang perlu segera dilakukan dan jumlah relatif kecil serta tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek atau giro.

Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut: “Sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.

Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu menetapkan anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.

2.1.2 Pengertian Kas Kecil secara umum

Dana kas kecil dibentuk berdasarkan perkiraan pengeluaran biaya operasional perusahaan yang relatif kecil pada waktu tertentu, misalnya untuk keperluan satu bulan. Selanjutnya perusahaan akan mengeluarkan cek lalu mencairkan di bank untun mengisi dana tersebut. Dalam sistem pengendalian intren, pengelolaan dana kas kecil haus dilakukan terpisah dengan pengelolaan dana kas  pusat atau kasir umum. Dana kas kecil dikelola oleh seorang petugas yang disebut pemegan kas kecil dan bertanggung jawab atas penyimpanan dan pengunaan dana perusahaan tersebut.

Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).

Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:

a.         Biaya makan minum

b.        Biaya perlengkapan

c.         Biaya keperluan kantor

d.        Serta biaya-biaya lainnya.

2.2 Tujuan Kas Kecil

       2.2.1 Kegunaan Kas Kecil

a.    Untuk membayar pengeluaran-pengeluaran perusahaan yang jumlah nominalnya kecil. 

b.    Sebagai dana talangan untuk membayar pengeluaran yag sifatnya mendadak.

c.    Sebagai dana langsung untuk jenis-jenis pembayaran yang tidak praktis apabila menggunakan cek.

d.   Untuk mempercepat proses pembayaran yang tidak raktis apabila menggunakan lampiran keuangan yang perlu ditandatagani direktur terlebih dahulu.

2.2.2 Tujuan dibentuknya Kas Kecil

a.    Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor.

b.    Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.

c.    Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.

d.   Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

2.2.3 Alasan pembentukan dana Kas Kecil

1. Efektif dan Efisien

     Jika perusahaan membuat satu lembar cek untuk setiap pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, akan banyak sekali lembaran cek yang digunakan. Hal tersebut merupakan pemborosan dan sebaiknya dihindari.

2. Pengendalian Intern

     Kas merupakan harta perusahaan yang sangan mudah untuk dipindahtangankan dan sulit dibuktikan kepemilikannya. Hal tersebut memungkinkan terjadinya penyelewangan dan penyimpangan dalam penggunaannya. Oleh karena itu, dana kas haruskah dikelola oleh rang yang sudah dipercaya dan kompeten.

3. Membantu kasir umum dalam mengelola pengeluaran biaya-biaya yang relatif kecil dan sifatnya rutin.

2.3 Karakteristik Kas Kecil

2.3.1 Karakteristik dasar dari Kas Kecil

a.    Kas kecil jumlahnya dibatasi, tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Besarnya kas kecil tergantung kebijaksanaan masing-masing perusahaan.

b.    Kas kecil dipergunakan untuk membiayai dan mendanai pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya rutin setiap hari.

c.    Kas kecil disimpan ditempat khusus, biasanya dengan menggunakan kotak kecil yang disebut dengan Petty Cash Box.

e.    Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan tingkatan pemula.

2.3.2 Pengendalian Kas Kecil

Dalam rangka mengendalikan hal-hal berkaitan dengan dana kas kecil, perusahaan dapat melakukan beberapa hal berikut:

a.    Menyiapkan petugas khusus yang mengelola dana kas kecil.

b.    Membuat voucher atau buktui pengeluaran kas kecil setiap danakas kecil keluar atau terpakai.

c.    Menetapkan batasan jumlah maksimum pembayaran dan jenis pembayaran yang dapat dilakukan dengan mengunakan dana kas kecil.

d.   Mengawasi penggunaan dana kas kecil, baik pengeluaran maupun pemasukannya.

e.    Melakukan inspeksi mendadak terhadap penggunaan dana kas kecil oleh auditor internal.

2.3.3 Cara Pengisian Kas Kecil

Apabila jumlah nominal uang yang terdapat dalam akun kas kecil telah menipis, maka dana kas kecil harus diisi lagi dengan cara sebagai berikut:

a.    Pemegang petty cash mengajukan permintaan kepada bendahara kas.

b.    Pemegang petty cash menyiapkan daftar pengeluaran yang telah dilampiri bukti transaksi atas pengeluaran kas kecil.

c.    Jika telah sesuai dengan ketentuan, bendahara kas memberikan tanda persetujuan kepada formulir permintaan tersebut dan memberi dana sebesar jumlah nominal kas kecil yang sudah dikeluarkan.

2.4    Dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana Kas Kecil

Dokumen atau bukti pemakaian Kas kecil ada dua yaitu bukti pengeluaran Intern dan bukti pengeluaran Ekstern. Peralatan atau dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil adalah :

a.        Bukti kas keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

b.        Cek

Cek adalah suatu cara pembayaran yang menginstruksikan suatu lembaga keuangan, misalnya bank, untuk membayar sejumlah nilai tertentu dengan mata uang tertentu dari rekening tertentu milik pemberi instruksi pada lembaga tersebut kepada orang / badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek pihak pembayar maupun penerima pembayaran dapat berupa individu maupun badan hukum.

Terkait dengan pengelolaan dana kas kecil, biasanya cek ini dibuat oleh kasir kas besar setelah bukti kas keluar pembentukan dana kas kecil disetujui oleh manajer/direktur keuangan perusahaan kemudian diserahkan kepada kasir kas kecil untuk dicairkan dana kas kecil yang dibentuk ke bank.

c.         Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta sejumlah uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.

d.        Bukti pengeluaran kas kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

e.         Permintaan pengisian kembali kas kecil

Dokumen yang dibuat  oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Apabila suatu saat saldo kas kecil tinggal sedikit, maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada financial controller sesuai dengan metode pencatatan yang digunakan.

Bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana kas kecil harus diisi dengan cara berikut:

a.    Pemegang kas kecil mengajukan permintaan kepada bendahara kas.

b.    Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti –bukti pengeluaran kas kecil.

c.    Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali kas dan memberikan dan sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.

2.5    Metode dalam pengelolaan Kas Kecil

Melakukan tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada, sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan. Metode pencatatan kas kecil ada dua yaitu:

2.5.1   Metode Tetap (Imprest fund system)

Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil dimana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya. Pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, apabila dana petty cash hampir habis, baru dilakukan pencatatan pembukuan berdasarkan pada bukti transaksi pengeluaran yang telah dikumpulkan. Kemudian pemegang kas kecil melakukan pengajuan pembentukan kembali dana kas kecil kepada bendahara kas sebesar nominal yang telah dikeluarkan menurut pembukuan dan bukti transaksi pengeluaran. Sehingga jumlah nominal dana kas kecil tetap seperti jumlah kas kecil semula.

Metode Imprest ialah metode yang menentukan jumlah Petty Cash yang selalu konstan dan tidak berubah-rubah, biasanya Petty Cash diisi dari kas besar sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya untuk satu minggu atau dua minggu dan sebagainya. Bilamana jangka waktunya telah habis, atau jumlah uangnya sudah menipis, maka Petty Cash akan diisi kembali oleh kas besar dengan jumlah uang yang sama.

Menurut sistem imprest, pengawas kas kecil bertanggung jawab setiap saat terhadap jumah dana yang berada ditangan baiksebagai kas atau dalam bentuk tanda terima yang telah ditandatangani, tanda terima ini memberikan bukti yang diperlukan oleh staff pengeluaran untuk menerbitkan cek pengisian atau form pengisian ulang. Dua prosedur tambahan harus ditetapkan untuk menciptakan pengendalian yang lebih menyeluruh atas dana kas kecil:

a.         Penghitungan mendadak atas dana dilakukan dari waktu ke waktu oleh atasan pengawas kas kecil untuk memastikan bahwa dana tersebut diperhitungkan secara memuaskan

b.         Tanda terima kas kecil dibatalkan atau dihancurkan setelah diserahkan untuk pengisian ulang, sehingga tanda pengisian tidak dapat digunakan untuk meminta pengisian ulang kedua

Meskipun secara teori terdapat dua system pengelolaan dana kas kecil, akan tetapi dalam kenyataannya hampir semua perusahaan yang telah membentuk dana kas, mengelolanya dengan system imprest dengan alasan untuk mempermudah pengawasan dan selain itu masih terdapat beberapa keuntungan menggunakan metode imprest diantaranya:

1. Menghemat waktu bagi kasir, karna tidak diganggu setiap kali ada pembelian atau pengeluaran kas kecil.
2. Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

Pada sistem Imprest Fund, Baridwan ( 1992 ) mendefinisikan : ”Didalam sistem ini jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk untuk membentuk dana kas kecil ”

Ciri-ciri :

1.    Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.

2.    Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest :

1.    Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam dalam waktu tertentu.

2.    Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran . 

3.    Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.

Keuntungan metode Imprest :

1.    Menghemat waktu dalam pembukuan

2.    Memudahkan untuk mengetahui setiap pengeluaran berdasarkan pos-pos  pengeluaran pada setiap pembukuan

3.    Karena jumlah dana kas per periode selalu sama sehingga memudahkan bendahara untuk menentukan jumlah dana perbagian/ unit per periode Pemegang kas/pimpinan akan berhati-hati dalam mengelola keuangannya mengingat dalam system ini tidak ada penambahan dana ditengah periode.

Kelemahan metode Imprest :

1.    Hanya dapat mengecek saldo kas di akhir bulan / akhir transaksi.

2.    Petugas kas kecil atau sekretaris tidak dapat sewaktu-waktu mengambil/mengisi kas.

3.    Tidak dapat sewaktu waktu mengecek dana kas.

Dari penjelasan tersebut maka jelaslah bahwa dana kas kecil yang dikelola dengan sistem Imprest Fund menghasilkan beberapa keuntungan bagi pihak perusahaan yaitu untuk mempermudah pengawasan, perhitungan dan pertaggung jawaban (Accountabilities).

2.5.2   Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system)

Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). Sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan  akan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp 5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian kas kecil diisi kembali. Ketika waktu pengisian,  jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil. Namun pada metode sistem dana berubah (dana mengambang), jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.

Pada waktu kas besar mengisi (dropping) uang ke petty cash, dibuat jurnal dengan mendebit perkiraan petty cash dan mengkridit cash (kas besar) sejumlah uang yang diserahkan.sewaktu kasir pemegang petty cash mempergunakan uang tersebut untuk pembayaran yang menjadi wewenangnya, maka harus dibuat jurnal tentang pembayaran tersebut, yakni dengan mendebit perkiraan biaya yang bersangkutan dan mengkredit perkiraan petty cash. Dengan dikreditkannya perkiraan petty cash tersebut, maka jumlah nilai atau angka yang tercantum dalam perkiraan petty cash menjadi berkurang.

Bilamana sisa uang dalam petty cash sudah hampir habis, maka kasir pemegang petty cash dapat meminta dropping tambahan kepada kas besar. Jumlah dropping tersebut tidak harus sama dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan dengan petty cash, akan tetapi dapat lebih besar atau lebih kecil. Pada waktu kas besar mengisi petty cash ini dibuat jurnal dengan mendebit perkiraan petty cash dan mengkredit perkiraan cash (kas besar) sejumlah uang yang diserahkan.

Menurut Baridwan ( 1992 ) Fluctuation Method dikatakan, “Dalam sistem fluktuasi saldo rekening kas kecil tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisisan kembali dan pengeluran- pengeluaran dari kas kecil”.

Ciri-ciri :

1.    Pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debet dalam akun kas kecil.  

2.    Bukti pengeluaran kas kecil di catat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebet akun-akun yang terkait dengan penggunaan dan kredit akun kas kecil.    

3.    Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana. 

Keuntungan metode Fluctuating :

1.    Saldo kas kecil dapat diketahui setiap saat.

2.    Apabila dana kas kecil tidak cukup administrasi atau petugas kas kecil dapat meminta/mengambil dana kembali.

3.    Dana awal tiap periode selalu sama.

4.    Mudah dilakukan pengontrolan terhadap buku kas.

Kelemahan metode Fluctuating :

1.    Tidak dapat diketahui pengeluaran terbanyak digunakan untuk apa.

2.5.3 Perbedaan Metode Dana Tetap dengan Metode Fluktuasi

1.    Dalam metode dana tetap, pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil tidak di buat jurnal sedangkan dalam metode fluktuasi pengeluaran yang di lakukan oleh kasir kas kecil di buat jurnal.

2.    Dalam metode dana tetap, Besarnya penggantian sebesar pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap seperti semula. sedangkan dalam metode fluktuasi pengisian kembali tidak harus sebesar pengeluaran yang di lakukan.

3.    Dalam metode dana tetap, saldo kas kecil tetap (seperti semula) sedangkan dalam metode fluktuasi saldo kas kecil berubah-ubah (tidak tetap).

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1    Kesimpulan

       Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relative kecil jumlahnya. Kas kecil digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relative kecil seperti dana konsumsi untuk kepentingan tamu atau rapat, dana keamanan, dana kebersihan maupun dana mendadak lainnya. Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas pengeluaran-pengeluaran tunai yang bersifat relative kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana kebagian keuangan.

Dokumen atau bukti pemakaian Kas kecil ada dua yaitu bukti pengeluaran Intern dan bukti pengeluaran Ekstern. Peralatan atau dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil adalah bukti kas keluar, cek, permintaan pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, permintaan pengisian kembali kas kecil.

Metode dalam pencatatan kas kecil ada dua yaitu metode tetap (Imprest fund system) dan metode berubah-ubah (Fluctuating fund system). Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil dimana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya. Sedangkan Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan  akan tetapi sesuai dengan kebutuhan.

3.2    Saran

       Dalam setiap pengeluaran perusahaan yang berjumlah kecil, alangkah lebih baik jika semua tercatat dengan lengkap, bahkan untuk pengeluaran yang sangat kecil sekalipun, karena seorang calon koruptor berawal dari penyelewengan keuangan yang jumlahnya kecil, misalnya dari dana petty cash ini. Sebuah pencegahan lebih baik daripada pengobatan apabila telah terjadi. Dana petty cash ini dapat digunakan untuk kepentingan bersama oleh setiap pegawai pada perusahaan yang mengeluarkan dana petty cash tersebut tanpa memandang jabatan siapapun yang meminta dana tersebut dengan syarat telah mendapatkan ijin pengambilan dana dari atasannya yang bertanggung jawab.

DAFTAR PUSTAKA

Lawalata, Caroline F.Ch. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang-Indonesia:

Akademia permata.

http://materi-dana-kas-kecil_24.html diakses 27 Desember 2016.

http://materi-mengelola-dana-kas-kecil-ap.html diakses 27 Desember 2016.

pdf.nscpolteksby.ac.id/6-Kas%20Kecil-20150126.ppt diakses 27 Desember 2016. eprints.undip.ac.id/26466/1/SKRIPSI(R).pdf diakses 27 Desember 2016. eprints.uns.ac.id/9733/1/107283010200910101.pdf diakses 27 Desember 2016.